Bonjour à vous tous membres de l’APCRQ,
En tant que représentante du conseil d’administration de l’Association Pickleball Des Chûtes- région de Québec, il me fait plaisir de vous faire part des réalisations de votre CA depuis le 8 janvier 2024.
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Votre conseil d’administration est actuellement composé de cinq membres dont Gaétan Desrochers-directeur, Hélène Gravel- trésorière, Evelyne Tremblay-assistante trésorière, Hélène Bélanger- vice-présidente et Manon Lamontagne- secrétaire. Cette composition respecte ainsi les lettres patentes de l’APCRQ de 2017. Madame Manon Lamontagne a été nommée par le CA pour occuper le poste de secrétaire tel que prévu à l’article 22 des règlements généraux de notre organisme et restera en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Sept comités (1 statutaire et 6 opérationnels) ont été formés pour supporter le travail des administrateurs. Un responsable a été nommé pour chacun d’eux afin de mener à bien le travail à y accomplir. Ces comités sont : le comité de la programmation (Hélène Bélanger), le comité de gouvernance (Hélène Bélanger), le comité des instructeurs (Louise Thériault), le comité des bénévoles (Gaétan Desrochers), le comité de promotion et du financement (Jean Defoy), le comité des officiels (Simon Careau) et le comité d’organisation des tournois (Marco Bélanger et Simon Careau).
ACTIVITÉS RÉALISÉES
- Nous avons élaboré notre « Offre de services » et avons produit un document en deux formats pour une meilleure visibilité de notre organisme. Une version forme « dépliant » et une version d’une page que vous pouvez consulter sous l’onglet « Qui sommes-nous ? » de notre site WEB.
- Une vignette a été conçue pour mieux nous dépeindre comme entité. Elle est présente sur la page Facebook et sur la page d’accueil de notre site WEB.
- Se basant sur des travaux déjà amorcés à l’automne, les tâches et responsabilités de tous les administrateurs ont été révisées et mises à jour . Nous avons ajouté celles pour les responsables des comités. Un plan d’organisation a donc été établi.
- Des critères de compétence sur les postes d’administrateurs et responsables de comités ont été rédigés ainsi que le processus d’appel de recrutement en vue des prochaines élections.
- Nous avons poursuivi le maintien du Recueil de gestion (cahier de références) pour les administrateurs.
- Les mandats de chaque comité ont été rédigés et remis aux responsables.
- Les codes de conduite des joueurs, des bénévoles, des instructeurs, des administrateurs et de officiels ont été revus et mis à jour. Les codes de conduite du joueur et des bénévoles se retrouvent sur le site WEB. Le processus de signature des codes de conduite pour les instructeurs et les bénévoles est en cours. Le code de conduite du joueur sera acheminé à tout nouveau membre lors de l’envoi de sa carte de membre.
- Trois politiques ont été rédigées et approuvées par le CA. Pour respecter la Loi 25, une politique de confidentialité a été rédigée et un engagement à la confidentialité a été signé par tous les administrateurs. Pour se conformer à l’article 26 des règlements généraux, une politique en situation de conflits d’intérêts a été approuvée et les administrateurs ont signé après avoir pris connaissance de cette politique. Pour faire suite au projet de loi no 45 modifiant la Loi sur la sécurité dans les sports (LSS) afin principalement de renforcer la protection de l’intégrité des personnes dans les loisirs et les sports et demandant aux organismes sportifs de se doter d’une telle politique, nous avons rédigé et approuvée cette politique. Vous retrouverez ces trois politiques sur notre site WEB.
- D’autres documents ont été rédigés et se retrouvent sur notre site WEB tels que : mission et objectifs, Pourquoi adhérer à notre organisation? Le bénévolat dans notre milieu, Pourquoi devenir bénévole?, Où jouer ?, etc.
- Des rencontres ont eu lieu avec les représentants des autres clubs de la Ville de Québec.
- Une entente de partenariat a été signée avec le Patro Charlesbourg.
- Une rencontre a été tenue avec notre répondant du Service de loisirs, des sports et de la vie communautaire à la ville de Québec.
- Nous avons signé avec l’organisme Bénévoles d’expertise pour un support sur certains mandats tels que la révision des règlements généraux et l’analyse générale de la structuration financière de l’organisme, avec un accent sur la gestion des surplus afin d’éviter les pièges fiscaux et l’évaluation des outils comptables en vue de les adapter à l’expansion de l’organisme.
- Nous avons officialisé la tenue de notre tournoi annuel les 13-14 et 15 décembre au Patro Roc-Amadour. Ce tournoi est maintenant dédié à notre membre fondateur, monsieur Robert Paquet.
- L’APCRQ a maintenant atteint les 875 membres. Bienvenue aux nouveaux membres!
- Une programmation printanière a été préparée et diffusée.
- Nous avons travaillé à trouver de nouveaux sites intérieurs et extérieurs pour la saison estivale.
ACTUELLEMENT EN COURS
- Dans le cadre de la Politique de reconnaissance des organismes à but non lucratif de la ville de Québec, il est obligatoire que l’APCRQ veille au maintien de sa conformité pour conserver ses privilèges que lui procure sa reconnaissance. Dans cette optique, une révision des règlements généraux était requise pour s’assurer du respect des conditions obligatoires liées à cette reconnaissance et pour mieux refléter notre nouvelle réalité.
- La révision des renseignements généraux a été réalisée par quelques personnes (focus groupe) sous la supervision d’un expert de Bénévoles d’Expertise.
- Ce document révisé est déjà acheminé au conseil d’administration pour approbation lors de sa prochaine rencontre.
- Par la suite, une démarche sera entreprise pour la convocation d’une assemblée générale spéciale pour que les modifications aux règlements généraux soient ratifiées par les membres.
- Site WEB : Notre site est actuellement en reconstruction pour une meilleure structure des informations et de visibilité. Beaucoup d’améliorations ont déjà été apportées.
- Une démarche est aussi en cours pour obtenir un soutien financier de la ville de Québec sur certains projets répondant à leurs critères. (Exemple : amélioration de la visibilité de notre organisation sur les réseaux sociaux)
- Une porte ouverte sera tenue le 14 avril à l’École Odyssée de Val-Bélair, de 11heures 45 à 14 heures 30 pour inviter la population à nous rencontrer et présenter notre offre de service.
- La programmation estivale est en processus de réalisation. Nous prévoyons une soixantaine de plages qui seront offertes autant à l’intérieur qu’à l’extérieur sur l’ensemble du territoire de la Ville de Québec.
Nous en profitons pour remercier sincèrement tous les bénévoles qui se sont impliqués à nous aider à la réalisation de toutes ces tâches.
RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES
Le rayonnement de notre organisation repose essentiellement sur l’engagement bénévole de nos membres. Comme nous ajoutons plusieurs plages sur notre prochaine programmation dans différents arrondissements de la Ville de Québec, comme entre autres le Parc St-Raphael et le Parc Claude Germain, nous aimerions recruter de nouvelles personnes qui aimeraient se joindre à notre groupe de bénévoles. Je vous invite à vous rendre sur notre site WEB dans la section Bénévole pour prendre connaissance de notre document Pourquoi devenir bénévole à l’APCRQ? Si vous avez un intérêt à vous joindre à notre équipe actuelle s’il-vous-plaît adresser un courriel au responsable des bénévoles monsieur Gaétan Desrochers à gaetandesrochers@videotron.ca.
Bon pickleball à tous! Au plaisir de vous retrouver sur une plage de jeu.
Hélène Bélanger
Vice-présidente